Klargør din CSV fil inden import
Når du skal importere kontakter til Heyloyalty skal du først og fremmest sikre dig, du har kontakterne liggende i en .csv UTF-8 filformat (hvis det ikke er en UFT-8 filformat vil Æ, Ø og Å ikke formateres korrekt). Den reelle delimeter er underordnet, men sørg for at filformatet er .csv. En delimeter er det tegn, der bruges til at opdele informationerne i filen og det er meget ofte enten komma (,) eller semikolon (;).
Derudover skal filformatet overholde nedenstående regler:
- Maksimal filstørrelse: 10 MB.
- Hvis din liste ikke tillader dubletter, skal du kontrollere, at importfilen ikke indeholder den samme “unikke nøgle” flere gange. Hvis email er valgt som det der skal identificere kontakten, må den samme email kun forekomme én gang i filen.
Den værdi, der bruges som identificering af kontakten ved oprettelsen, må kun eksistere én gang på listen. - Nogle datafelter skal indeholde data i et helt specifikt format, læs i punkterne nedenfor, hvad du skal tage højde for her:
- Køn: Feltet skal indeholde: male/female
- Ja/Nej felt: Feltet skal indeholde: yes/no.
- Land: Du skal bruge en landekode i ISO 31.1 alpha-2 format. Ved Danmark er det: DK. Se landekoder her.
- Flervalgsfelt / Butik: Kan være tom eller indeholde en eller flere af de valgmuligheder, der er oprettet på listen.
Det skal være helt præcist stavet med store/små bogstaver.
Er flere muligheder valgt, så skal hver være adskilt af komma eller lodret streg (pipe).
Man skal naturligvis ikke benytte det samme tegn, som man anvender til Delimiter.
Importer kontakter
For at importere kontakterne går ud ind på den liste, kontakterne skal importeres til ved at klikke på Lister –> vælg den pågældende liste –> Import/Eksport –> Importer medlemmer
Herefter klikker du Vælg fil og finder filen på din computer inden du klikker Importer medlemmer til.
Hvis du oplever, du ikke kan komme videre herfra og du blot får en fejlbesked skyldes det, at filformatet på din fil, ikke er den rette. Du kan evt. læse denne guide, for at skabe en fil, der kan importeres.
Nu vælger du importtype, altså om du vil:
- Oprette nye kontakter og dermed ignorere de kontakter i filen, der allerede ligger på din liste. De kontakter vil derfor ikke blive opdateret med den data der er i filen.
- Opdatere eksisterende kontakter. Det vil sige, at der ikke oprettes nye kontakter på listen selvom der skulle være nye kontakter i filen, du importerer
- Opret eller opdater kontakter. Her bliver nye kontakte oprettet og de kontakter du allerede har på listen vil blive opdateret med data fra filen, du importerer. Hvis du f.eks. matcher kontakter på email vil importen forløbe således:
- Hvis e-mail adresse findes på listen i forvejen: Kontakt bliver opdateret med import data.
- Hvis e-mail adresse ikke findes på listen: Ny kontakt oprettes med import data.
- Hvis du tillader dubletter på listen, vil du også få muligheden Opret medlemmer uden kontrol. Nye kontakter bliver oprettet og dubletter. Dvs. hvis import filen indeholder kontakter flere gange, så bliver der oprettet en ny dublet hver gang. (Vi anbefaler ikke dette, da kontaktens email eller telefon nummer ikke er unikt og det kan derfor være svært at definere, hvem der skal sendes til).
Derefter vælger du det felt, der skal identificere medlemmerne. Det bør være et felt, der er unikt for hver kontakt, hvorfor du ofte vil vælge enten e-mail eller mobilnummer her.
Forhold dig nu til om du vil sende automations til de kontakter, du opretter ifm. denne import. Der er ikke noget rigtig eller forkert svar her, men læs hjælpeteksten og forhold dig til om der skal sendes noget eller ej.
Det samme er gældende for importér tidligere afmeldte kontakter. Standarden her er dog at importere kontakterne på ny.
Ved delimeter vælger du det tegn, der opdeler kolonnerne i din fil. Hvis ikke du bevidst har redigeret i din importfil, så vil det ofte være semikolon, du skal vælge her.
Du ved du har valgt den rigtige delimeter, når du længere nede på siden får en række for hver kolonne der er i din importfil:
Hvis din kolonner har overskrifter, skal du sørger for at de bliver fjernet ellers vil du få en import fejl på den linje. Du fjerne dem ved at sætte indstillingen: Har filen kolonne overskrifter til ja.
Til sidst skal du matche felterne i din importfil med felterne på din Heyloyalty liste. Felterne i venstre side viser de data, der er fundet i de enkelte kolonner i importfilen. I dropdown ud for hvert felt kan du vælge, hvilket felt på Heyloyalty listen dataene skal importeres til.
Gennemgå alle felter, og vælg den korrekte tilknytning. Hvis en kolonne i importfilen ikke skal importeres, vælger du Se bort fra.
Når alle ønskede felter er mappet klikker du Importer medlemmer.
Vent et kort øjeblik og klik på menupunktet Lister. Du kan nu se, at der er kommet flere kontakter ind på din liste og/eller at kontakterne er blevet opdateret med data fra din importfil.
Håndtering af importfejl
Hvis der opstår fejl, modtager du en import_errors.csv fil på den e-mail, du har angivet under Send eventuelle fejl i importfil til. Filen indeholder oplysninger om kontakter, der ikke blev importeret, og hvilke fejl der opstod.
Typiske fejl kan være:
- En kolonne indeholder data, der ikke passer til den type, som det valgte liste-felt har (f.eks. tekst til et tal felt).
- Der mangler @ i e-mail adresse
- Der er et mobilnummer med bogstaver.
- Der er dubletter i din fil.
- Du kan nu afgøre, om disse medlemmer skal tilrettes og evt. forsøges importeret igen.
Hvis du mangler information eller hjælp, som du ikke finder her på guide sitet, er du altid velkommen til at kontakte vores support!
support@heyloyalty.com / tlf. 87 300 399