Spectra integration

Med Spectra integrationen kan du forbinde Heyloyalty med Spectra og automatisk overføre relevante gæste og reservationsdata til Heyloyalty. Det gør det muligt at sende automatiske mails og almindelige nyhedsbreve til dine gæster i forbindelse med, at gæsten checker ind, checker ud eller aflyser en reservation.

I denne guide gennemgår vi, hvordan du opsætter integrationen og vælger, hvilke data der skal overføres til Heyloyalty.

Billeder kommer snart til denne guide.

Hvilken værdi giver Spectra integrationen?

Ankomstkommunikation

Send automatisk velkomstinfo og praktiske detaljer til gæsten inden ankomst, baseret på antal nætter, ankomstdato og bookingtype. Du
bestemmer timingen: Tre dage før, én dag før, eller hvad der passer jeres gæster bedst.

Mersalg før ankomst

Segmentér på rum- og ratetype og send relevante tilbud om spa, restaurant eller opgraderinger til de gæster, der har størst sandsynlighed for at tage imod dem. Familie med børn og erhvervsgæster har typisk meget forskellige behov.

Post-stay: Anmeldelse og tak

Send en automatisk tak og anmodning om anmeldelse efter checkout, segmenteret på opholdstype, antal nætter og VIP-status. En
gæst, der har boet tre nætter, fortjener ikke den samme besked som én, der var der natten over.

Winback

Identificér gæster, der ikke har besøgt jer i 12 måneder, og reaktivér dem med et relevant tilbud. Du kan segmentere på deres historiske adfærd: Hvilken type ophold de foretrækker, og hvilken sæson de typisk rejser i.

Direkte booking vs. OTA

Adskil gæster, der har booket direkte, fra dem, der kom via booking.com, Hotels.com eller andre kanaler. Kommunikér forskelligt til de to grupper og arbejd aktivt på at konvertere OTA-gæster til direkte bookers næste gang.

Integrationsspecifikationer

I dette afsnit får du en bedre forståelse af, hvordan de forskellige funktioner i integrationen fungerer.

Efter opsætningen kører integrationen løbende:

• Integrationen henter gæster/kontakter, placerer dem på en liste og matcher dem via e mail eller mobilnummer.
• Reservationsdata hentes gennem integrationen og oprettes som et købsevent i Heyloyaltys activity feed.
• Integrationen giver også mulighed for at hente reservationer i forbindelse med restaurant/spa og konference.
• Data hentes automatisk fra Spectra hvert 5. minut, hvorefter nye gæster og reservationer oprettes, og eksisterende gæster og reservationer opdateres.
• På nuværende tidspunkt henter Heyloyalty ikke et produktfeed fra Spectra.
• Integrationsimporten kan begrænses til specifikke hoteller i din virksomhed.
• Integrationen henter kun tracking i forbindelse med reservationer. Hvis I også vil hente tracking på besøg eller læg i kurv hændelser hos Spectra, er det muligt gennem Spectras GTM. Spectra skal dog hjælpe med denne opsætning.

I integrationen henter vi data fra nedenstående endpoints:

• Gæster: /api/events/v1/events/{since}/customers
• Reservationer: /events/{since}/reservations
• Opdateringer af gæster og reservationer: /api/v2/profiles/{hotel}/guest/{id} og /api/v5/reservations/{guid}

Du kan se, hvilke felter der mappes i integrationen her. 

Det er muligt at tilføje eller fjerne mappingsfelter (felter der hentes data fra), i integrationen. Så længe det er fra de ovenstående endpoints.

Kontakter og permission 

I integrationen henter vi både gæster, der har foretaget en reservation, og gæster, der har sagt ja tak til nyhedsbrevet. De kan adskilles på følgende måde:

• Spectra newsletter: Dette er de kontakter, der har sagt ja tak til at modtage nyhedsbreve.
• Kontakter, der har værdien Nej i feltet Spectra newsletter, er kontakter, der har foretaget en reservation, og som du kan sende servicebeskeder til.

Som Heyloyalty bruger skal du derfor huske at anvende et segment, når du sender et nyhedsbrev. Derudover skal du tage stilling til, hvad du vil gøre med de kontakter, der udelukkende oprettes i Heyloyalty på baggrund af en reservation.

Reservationsdata 

Vi henter alle reservationer, der foretages i Spectra, ind i Heyloyalty. Reservationerne kan findes i vores Activity feed.

Feltmapping  

På integrationssiden er nogle felter under Feltmapping markeret med lysegrå. Disse felter bliver ikke mappet over i Heyloyalty.

Du kan se, hvilke felter der mappes i integrationen her.

Opsæt Spectra integration

Udfyld indstillingerne for integrationen

Start med at gå til menupunktet Integrationer > Liste integrationer. Ud for Spectra integrationen klikker du på Opsæt integration og vælger Opret Spectra.

Du kommer nu til en side, hvor du kan udfylde de grundlæggende indstillinger, som Heyloyalty skal bruge til at opsætte integrationen. Udfyld følgende felter:

• Liste: Vælg den liste i Heyloyalty, som reservationsdata og kontakter skal importeres til fra Spectra. Hvis du ikke har en liste, kan du læse, hvordan den oprettes her.
• Spectra API url: ndtast den API adresse, som Heyloyalty skal bruge til at kommunikere med Spectra.
• Match kontakt på felt: Vælg det felt, Heyloyalty skal bruge til at identificere og matche kontakter på. Du kan vælge mellem email eller mobilnummer. For at kunne matche på disse felter skal de være oprettet på listen.
• Brugernavn: Indtast brugernavnet til din Spectra API. Hvis du ikke kan finde oplysningerne i Spectra, kan du kontakte deres support.
• Adgangskode: Indtast adgangskoden til din Spectra API. Hvis du ikke kan finde oplysningerne i Spectra, kan du kontakte deres support.

Bemærk: Brugernavn, adgangskode og Spectra API url skal stemme overens med oplysningerne til jeres Spectra løsning.

Integrationen henter som standard data om bookinger, men du har også mulighed for at hente data om reservationer til jeres restaurant, spa eller konferencer. Dette er dog først muligt at vælge, efter du har gemt integrationen første gang. Herefter får du mulighed for at vælge, om følgende reservationer skal hentes gennem integrationen:

• Inkluder restaurant/spa reservationer: Vælg Ja, hvis restaurant og spa reservationer skal inkluderes i de trackingdata, der hentes fra Spectra.
• Inkluder konferencereservationer: Vælg Ja, hvis konferencereservationer skal inkluderes i Heyloyaltys trackingdata. Du kan segmentere på konferencereservationer gennem trackingfeltet part_of_conference.

Når integrationen gemmes, oprettes de relevante Spectra felter på listen. Hvis der ikke allerede er oprettet en trackingintegration på listen, bliver den også oprettet.

Begræns integrationen til bestemte hoteller

Du kan vælge at begrænse, hvilke reservationer der skal komme gennem integrationen. Dette er relevant, hvis jeres Spectra konto har adgang til flere hoteller, men I kun laver e mail marketing for ét eller nogle af hotellerne.

For at begrænse integrationen skal du i feltet Skriv hotelkode og tryk + indtaste hotellets property code fra Spectra. Når koden er indtastet, kan du trykke på Enter eller på plusikonet.

Du kan tilføje så mange property codes, som du har behov for.

Hvis I lader feltet stå tomt, henter integrationen alle reservationer, der oprettes på jeres Spectra konto.

Indledende import

Når integrationen er sat op, henter den kun data fremadrettet. Derfor kan det være relevant at starte med at hente historiske data fra Spectra. Det gør du fra integrationsoversigten, hvor du klikker på de tre prikker (•••) ud for integrationen og vælger Hent data fra Spectra.

I importvinduet kan du vælge, hvilke data der skal hentes, og hvordan de skal behandles:

• Datointerval: Vælg den periode, du vil hente reservationsdata fra. Du kan hente reservationer for op til ét år ad gangen. Hvis du vil hente reservationsdata fra en periode, der strækker sig over flere år, skal du derfor hente ét år ad gangen ved at ændre datointervallet mellem hver hentning.

Bemærk: Hvis du vil hente reservationsdata fra flere år, anbefaler vi, at du starter med det ældste år og derefter arbejder dig frem mod det nyeste. Hvis den samme kontakt findes i flere af de valgte perioder, bliver kontakten opdateret med data fra den seneste hentning. Ved at hente det ældste år først sikrer du derfor, at kontakten til sidst indeholder de nyeste tilgængelige data.

• Hent reservationsdata: Vælg, om reservationsdata, skal hentes fra den angivne periode.
• Hent kontakter: Vælg, om kontaktdata skal hentes gennem importen. Kontakter kan hentes helt op til ét år ad gangen.
• Håndtering af tidligere afmeldte kontakter: Angiv, hvordan kontakter, der tidligere har afmeldt sig, skal håndteres. Du kan blandt andet vælge at oprette afmeldte kontakter igen eller ignorer tidligere afmeldte kontakter.
• Udløs opt-ins: Vælg, om importen skal udløse opt-ins mails (bekræftelsesmail). Optin mail sendes kun, hvis det er aktiv på din liste.
• Udløs automationer: Vælg, om importen skal aktivere aktive automationsflow, som f.eks. velkomst flow.

Når du har valgt indstillingerne, klikker du på Hent data for at starte importen. Herefter kan du kontrollere under Lister, om kontakterne er kommet ind i Heyloyalty. Du kan ligeledes se, om reservationsdata er hentet ind i Heyloyalty ved at tjekke, om der er kommet køb ind i Activity feedet.

Bemærk: Hvis du henter kontakt- og reservationsdata for en længere periode, kan der gå nogle timer før du ser alt data i Heyloyalty.

Avanceret indstillinger

Importindstillinger

Her indstiller du, hvordan dine data skal importeres til Heyloyalty via integrationen. Importindstillingerne er som udgangspunkt sat til standardindstillingerne, men hvis jeres opsætning er anderledes, anbefaler vi, at I tager stilling til alle felterne.

• Importtype: Her er der tre muligheder: Opdater og opret, opret kontakter eller opdatere eksisterende. Vi anbefaler at lade feltet stå til opdater eller opret, på denne måde får du mest mulig data på kontakterne gennem integrationen.
• Dataformat: Hvis datoer i jeres Spectra konto er sat anderledes op, kan det indstilles her. Vi har sat det til standarden.
• Tegn til at adskille valg: Har er der indsat værdien komma, da det er standarden for Spectra dataformat, hvis jeres setup har et andet dataformat, kan det ændres her.
• Undgå at tilmelde aktuelt afmeldte kontakter: Er sat til ja, det betyder at kontakter der er afmeldt ikke kan tilmelde sig igen. Sæt indstillingen til nej, hvis afmeldte skal kunne tilmelde sig igen.
• Send aktive automationer: Er sat som standard til nej, det betyder, at ved en import manuel import op den automatisk import, vil aktive automations ikke blive sendt. Hvis du gerne vil have automations bliver sendt f.eks. velkomstflow, skal denne indstillingen sættes til ja.
• Send webhooks: Ønsker du at oprettelse og opdatering fra Spectra aktiverer et webhook, kan du aktivere funktionen her (det er relevant, hvis du har et CRM-system eller lign., som du ønsker bliver adviseret). Vælger du “Nej”, vil Heyloyalty ikke sende webhooks, når vi modtager data fra Spectra.
• Send importfejlrapport til: Indtast internt mail der skal adviseres om, hvilken kontakter der fejler i importen og hermed gøre noget ved det.

Map felter mellem Spectra og Heyloyalty

Mappingen bestemmer, hvor data fra Spectra placeres i Heyloyalty. Du arbejder med to typer mapping, afhængigt af om data kommer fra en gæst eller en reservation.

Gæstefelt mapping
Under Gæstefelt mapping forbindes gæsteoplysninger fra Spectra med listefelter i Heyloyalty. Det sikrer, at kontaktoplysninger bliver gemt i de korrekte felter på kontakten i Heyloyalty.

Bookingfelt mapping

Under Bookingfelt mapping kobles reservationsfelter fra Spectra sammen med trackingfelter i Heyloyalty. Disse oplysninger kan efterfølgende bruges til at arbejde med data om gæstens reservationer i Heyloyalty.

Brug dine Spectra data aktivt

Når Spectra integrationen er sat op, har du et stærkt datagrundlag til at gøre din kommunikation mere relevant for den enkelte gæst. Brug reservationsdata og gæsteoplysninger til at oprette segmenter og automationer, der kommunikerer med gæsterne på de rigtige tidspunkter før, under og efter deres ophold.

Du kan eksempelvis automatisere information før ankomst, målrette relevante tilbud ud fra gæstens reservation eller følge op efter et ophold. På den måde bliver data fra Spectra ikke blot samlet i Heyloyalty, men kan aktivt bruges til at skabe en mere relevant gæsteoplevelse og styrke relationen til dine gæster.

---